Inschrijving, betaling en pakket uit dezelfde bron
Van eerste brochureaanvraag tot laatste betaaltermijn: het complete administratieve hart van een thuisstudie-organisatie in één systeem.
NHA, specialist in thuisstudies, werkte met een landschap waarin inschrijving, betaling, verzending en marketing elk hun eigen plek hadden. Met Polaris bouwden we MACS: het ERP-systeem waarin die processen samenkomen, gebruikt in Nederland, Duitsland en op Curaçao.
Een thuisstudie is een administratief proces van jaren
Een cursist vraagt een brochure aan, schrijft zich in, betaalt in termijnen, krijgt lesmateriaal thuisgestuurd, onderbreekt misschien een tijd en rondt uiteindelijk af. Dat loopt over jaren, en elke stap raakt een ander deel van de organisatie.
Alles hangt aan dezelfde inschrijving
De financiële administratie, het magazijn en de marketingafdeling kijken alle drie naar dezelfde cursist, maar hebben elk andere gegevens nodig. Zodra die in losse systemen leven, gaat het mis bij precies de gevallen die er het meest toe doen: een gewijzigd betaalschema, een onderbroken studie, een retourzending. MACS bracht die processen onder in één model, zodat een wijziging op één plek overal doorwerkt.
Wat er in één systeem samenkwam
MACS was geen deelapplicatie maar het administratieve hart van de organisatie.
Van aanvraag tot afronding
- Relatiebeheer, aanvragen, pre-inschrijvingen en inschrijvingen, met een aparte route voor de Duitse markt.
- Cursusaanbod, studietempo en termijnen per cursist instelbaar, inclusief het onderbreken en hervatten van een studie.
- Correspondentie vanuit het systeem: te printen brieven en bulkacties in plaats van handwerk per dossier.
Termijnen die jarenlang moeten kloppen
- Betaaltermijnen, betaalwijzen en betalingsregelingen per inschrijving, met kortingen en aanmaningen in hetzelfde model.
- Betalingsverzoeken en aanpassingen daarop, gescheiden naar wat de backoffice mag en wat de financiële administratie doet.
- Meerdere landen betekent meerdere valuta, rekeningstructuren en incassoregels — ingebouwd, niet eromheen gewerkt.
Verzendlijsten en picklijsten uit hetzelfde model
- Lesmateriaal wordt verstuurd op basis van waar een cursist in zijn traject staat, niet op basis van een losse bestellijst.
- Verzendschema's, picklijsten voor het magazijn en retourverwerking als onderdeel van dezelfde administratie.
- Het magazijn werkt met lijsten die kloppen met de betaalstatus, zonder tussenstap of overtypen.
Brochures verspreiden én meten
- Brochureaanvragen en -verspreiding lopen door hetzelfde systeem als de inschrijvingen die eruit voortkomen.
- Elke inschrijving houdt vast via welke campagne of advertentie de cursist binnenkwam.
- Daarmee is het rendement van een campagne af te lezen aan werkelijke inschrijvingen en betalingen, niet aan aanvragen alleen.
Honderden schermen uit één model
MACS is met Polaris gebouwd. Een ERP van deze omvang bestaat uit honderden schermen en formulieren; die met de hand bouwen en jarenlang consistent houden is precies waar dit soort systemen op stukloopt. Doordat alles uit één gevalideerd model komt, werkt een wijziging in het model door in elk scherm dat eraan hangt — en blijft het systeem meebewegen met nieuwe eisen per land.